Un événement se doit d’être, avant tout, une expérience unique et mémorable, conviviale, voire festive. Mais pour ses organisateurs, c’est le sérieux qui prime. Les incidents, les accidents, les dérapages sont si vite arrivés… Voici sept clés pour vous guider dans votre réflexion sur l’organisation de votre manifestation. Loin d’être rabat-joie, y penser, c’est s’assurer la réussite en toutes circonstances. En tout cas, au Campus Capgemini Les Fontaines, tous ces aspects sont déjà traités pour vous !

1. Prévention

La prévention, c’est l’ensemble des mesures prises pour éviter qu’une situation ne se dégrade ou devienne dangereuse. S’il est bon et plaisant de discuter des activités proposées, du décor, de la restauration, se poser avec un professionnel pour évaluer les risques liés à l’événement est absolument nécessaire. Il répondra certainement aussi à vos obligations légales en matière d’organisation d’événements et vous permettra d’être plus serein avant et pendant votre expérience.

2. Sécurité

Prévenir les accidents, c’est avoir mis en place un dispositif passif et actif capable de détecter la moindre anormalité. Départ de feu, inondation, coupure, chute, il faut sécuriser les lieux pour éliminer tout risque pour les hôtes.

3. Sûreté

La sûreté consiste à prévenir les actes volontaires, qui peuvent mettre en danger autrui. Toute réunion de personnes doit prendre en compte deux aspects. D’abord, les risques exogènes avec par exemple la pénétration de personnes indésirables et non invitées. Ensuite, les risques endogènes, avec la capacité de maîtriser toute personne devenue dangereuse, ce qui nécessite des compétences spécifiques.

4. Surveillance

C’est tout simplement l’observation des activités humaines. Elle passe désormais par la vidéosurveillance. Lorsqu’un site est parfaitement maillé, la surveillance permet l’application de toutes les autres mesures de sécurité et de sûreté. Elle permet aussi aux professionnels de réagir plus rapidement, à distance, par des mesures appropriées.

5. Hygiène

On l’oublie tant cela paraît évident. Et pourtant… le rassemblement de dizaines, voire de centaines de personnes implique une infrastructure suffisante pour garantir l’hygiène des lieux. Par ailleurs, il faut aussi bien penser à l’hygiène alimentaire : chaîne du froid, qualité des produits, et qualité du service. En cas de manquement, les conséquences sont souvent visibles dès le lendemain, avec un souvenir impérissable dans la tête des invités…

6. Secourisme

Le secourisme est l’ensemble des méthodes pratiques pour porter assistance à des personnes en danger. Tout rassemblement rend obligatoire un dispositif efficace de secourisme. Les coupures et blessures sont toujours possibles. Et puis, il y a les accidents cardiaques par exemple, où poste de secours, défibrillateurs et infirmiers peuvent sauver des vies !

7. Confidentialité

En cas de séminaire, où des décisions importantes sont prises, où des annonces en avant-première ont lieu, la confidentialité est de mise. C’est l’assurance que l’information n’est accessible qu’aux personnes autorisées. Certains lieux ne s’y prêtent pas, parce qu’ils ne sont pas conçus pour cela. Sans compter les réseaux informatiques wifi bricolés et partagés avec des personnes étrangères à l’événement… L’absence de confidentialité peut coûter très cher : fuite vers les médias, information des concurrents,…