Some Tips for a Successful Digital Event

We create and imagine lasting hybrid or digital experiences, that always generate emotions and rely on a solid technical mastery.

For us, capturing and maintaining the attention of participants is the key to a successful event.

Based on nudges* deployed on the Campus at Les Fontaines, we haveadapteda series of tips for digital events. We are happy to share a number of them with you.

 

(*): Nudge is a concept which proposes indirect suggestions as a way to influence behavior and decision making of groups or individuals.

Nudge 1: And if your event was a film's title?

Chaque événement raconte une histoire. Une histoire pour capter et maintenir l’attention des participants, et en faire un moment mémorable. Alors, comme pour un bon film, commencez par donner un titre impactant à votre événement.

Each event tells a story. A story to capture and maintain participants’ attention and make the event a memorable one for each stakeholder. So, as you’d do for a good film, give an impacting title to your event.

Source : A. Eril Travelling memory, Parallax, 2011; M. Halbwachs, Les cadres sociaux de la mémoire, Alean, 1925

Nudge 2: What if well-being was contagious?

Lorsque vous êtes dans une réunion digitale et que votre caméra est branchée, n’oubliez pas de sourire : cela participe à  un sentiment de bien-être collectif. 

When you are in a digital meeting and your camera is on, don’t forget to smile: it contributes to creating a feeling of collective well-being.

Source : Positive intelligence, HBR, 2012

 

Nudge 3: everyone has a role!

Une réunion digitale, ça se prépare ! Vous avez bien sûr pensé à l’animateur, aux intervenants à solliciter pendant la session de Q&A et au time-keeper. Avez-vous pensé à désigner un modérateur pour interagir avec les participants et une personne dédiée aux problèmes techniques ?

When organizing a digital event, roles have to be distributed: the anchor, the contributors, the time-keeper. Think also of someone to help you moderating interactions and someone focusing on sorting participants’ technical issues.

Source: Facilitating workshops, meetings and trainings, Capgemini Invent

 

Nudge 4 : Feel better !

Le contact avec la nature diminue les ruminations négatives et participe à la relaxation cérébrale. Toucher du bois brut entraîne aussi un abaissement bénéfique de la pression sanguine. Alors, n’oubliez pas de programmer une pause à l’extérieur dans votre emploi du temps pour profiter de la nature environnante. A la ville comme à la campagne !

Contact with nature decreases negative ruminations and contributes to brain relaxation. Touching rough wood also results in lowering blood pressure. So, don’t forget to schedule an outside break in your schedule to enjoy the surrounding nature, in the city or in the countryside!

Source : D. Bowler et al., BMC Public Health, 2010

Nudge 5: Increase your performance!

Vous participez à un événement digital ? Saviez-vous que plus votre smartphone est éloigné, plus vos capacités de concentration sont fortes ? Alors profitez de cette réunion pour le charger dans une autre pièce et gagnez en efficacité !

Did you know that the further away your smartphone is, the stronger your concentration abilities are? So next time you participate in a digital event, recharge your phone in another room and gain in efficiency.

Nudge 6: 1 situation = many reactions!

Face à  une situation difficile ou complexe, chaque personne a une façon différente, et qui lui est personnelle, de réagir aux facteurs de stress externes.
Réaction 1 : nier l’existence du problème et reporter sa résolution ; Réaction 2 : ne rien faire car “il n’y a rien à faire” ; Réaction 3 : prendre le problème à  bras-le-corps ; Réaction 4 : chercher du soutien ; Réaction 5 : exprimer ses émotions ; Réaction 6 : relativiser.
Aucune n’est meilleure que l’autre, il faut néanmoins prendre conscience des différences dans le groupe pour trouver une solution commune à cette situation.

When faced with a difficult or complex situation, each person has a different and unique way of reacting to external sources of stress.
Reaction 1: deny the existence of the problem and postpone its resolution; Reaction 2: do nothing because “There is nothing to do”; Reaction 3: take the problem head-on; Reaction 4: seek support; Reaction 5: express one’s emotions; Reaction 6: put things into perspective.
None is better than the other; it is nevertheless necessary to be aware of these differences in behaviours to find a common solution to the situation.

Source : Modèle transactionnel de Lazarus et Folkman (1984)

Nudge 7: Move!

Lorsque vous organisez un événement digital, planifiez des moments permettant aux participants de bouger et augmenter ainsi leurs capacités de concentration. Et si vous réserviez une séance de streching avec un coach ou une pause café musicale ?

When organizing a digital event, plan breaks that allow participants to move and increase their ability to concentrate. What about organizing a streching session with a coach or
a musical coffee break?

Source: Même pas mal ! Le guide des bons gestes et des bonnes postures, Frédéric Srour, Editions First.

Nudge 8: Interact!

Lors d’un événement digital, veillez à rythmer encore plus vos sessions pour garder l’attention de vos participants :  prévoyez des interactions régulières via des outils collaboratifs tels que Klaxoon, Connex Me, Mural et/ou en consacrant régulièrement du temps pour des séances de questions-réponses modérées par une personne dédiée.

Attention is key! Break sessions to keep the attention of your participants: plan regular interactions via collaborative tools such as Klaxoon, Connex Me, Mural and / or by regularly devoting time for question-and-answer sessions moderated by a dedicated person.

Nudge 9: Be on Top!

La déshydratation peut vous faire perdre jusqu’à 20 % de vos capacités cognitives. Buvez régulièrement et assurez-vous d’avoir une boisson à portée de main avant le démarrage de tout événement digital.

Dehydration can cause you to lose up to 20% of your cognitive abilities. Drink regularly and make sure you have a drink ready before any digital event starts.

Source: Medicine & Science in Sports & Exercise

Nudge 10: Boost efficiency! 

La science s’intéresse aux rythmes biologiques et à leur influence sur nos performances. L’étude des chronotypes répartit les individus selon leurs besoins physiologiques quotidiens.
Ceux qu’on appelle les “ours”, 50% de la population, ont un rythme biologique calé sur les horaires de bureau. Ceux qu’on appelle les “lions”, 20 % de la population, sont du matin et moins mobilisés en fin d’après midi. Ceux qu’on appelle les “loups”, 20% de la population, sont du soir et peu mobilisables le matin. Les “dauphins”, 10 % de la population, dorment peu et restent stables toute la journée.
Si votre événement digital réunit des participants sur un même fuseau horaire, la deuxième partie de matinée est la période la plus propice pour mobiliser tous les profils. Sachez en profiter !

Science is interested in biological rhythms and their influence on our performance. The study of chronotypes divides individuals according to their daily physiological needs.
Those called “bears“, 50% of the population, have a biological rhythm set on office hours. Those called “lions“, 20% of the population, are morning people and less mobilized at the end of the afternoon. Those called “wolves“, 20% of the population, are evening people and difficult to mobilize in the morning. The “dolphins“, 10% of the population, sleep little and remain stable throughout the day.
If your digital event brings together participants from the same time zone, the second part of the morning is the best time to mobilize all profiles. Take advantage of it!

Source : Quand ?, Dr Breus