Organiser un séminaire

73

Organiser un séminaire en 10 étapes

Pour un séminaire réussi, retrouvez les 10 conseils clé de l’équipe du Campus des Fontaines.

1. Définir des objectifs

Tout évènement doit être conçu en fonction :

  • de son objectif,
  • de sa cible.

Il est donc essentiel de définir clairement ces deux points, qui conditionneront toutes les décisions, tout au long du processus d’organisation.

Par exemple, la nature même de l’événement sera radicalement différente selon qu’il s’agit d’un séminaire pour des partenaires, des collaborateurs ou des clients.

2. Choisir un thème et un format

Le thème et le format seront définis en fonction des objectifs et du public. La 1re étape : trouver un intitulé accrocheur, qui motivera les participants, et autour duquel s’articulera le projet.

Parallèlement, il faut estimer s’il est plus adapté d’organiser un week-end, une journée ou un dîner, et ce toujours en fonction de l’objectif.

3. Définir un budget

Le budget devra être défini en fonction des critères précédents (objectif, cible, format) et non uniquement en fonction de contraintes internes.

Par exemple, mieux vaut négocier avec l’hôtel des avantages relevant du confort des chambres, plutôt qu’une remise de prix.

4. Choisir une date

Du choix judicieux de la date dépendra la présence d’un maximum d’invités.

Évitez les dates qui compromettraient la disponibilité des participants, et donc le succès de l’évènement :

  • les week-ends de ponts,
  • les vacances scolaires,
  • les jours d’événements sportifs nationaux

5. Choisir le lieu

Le lieu devra être choisi selon sa capacité d’accueil, sa facilité d’accès, la présence d’un interlocuteur privilégié sur place…

La consultation des brochures ne suffit pas : une visite des lieux est indispensable pour éviter toute mauvaise surprise et imaginer plus facilement l’événement à organiser dans ce contexte.

Une fois le lieu choisi, une demande de devis devra être effectuée et il est en outre conseillé de poser une option pour garantir la réservation.

6. Élaborer le rétroplanning en amont de l’événement

Un rétroplanning permet de suivre au jour le jour toutes les étapes de l’événement pour s’assurer de son bon déroulement.

Ce rétroplanning doit :

  • intégrer toutes les échéances: réservations à effectuer, interlocuteurs à prévenir, acomptes à verser,
  • prévoir une certaine marge de manœuvre pour ne pas compromettre l’événement en cas de retard ou d’imprévu sur une échéance.

7. Réaliser le planning de l’événement pour les participants

La journée doit être organisée avec soin, selon un planning précis qui sera communiqué à tous les invités.

Il comprendra :

  • les heures des conférences et des activités,
  • des temps de pause au cours de la journée,
  • une certaine marge de manœuvre pour « absorber » les imprévus, comme une conférence débordant légèrement de l’horaire initial.

8. Communiquer en amont sur l’événement

Que les participants soient des collaborateurs de l’entreprise ou des invités extérieurs, un plan de communication doit être mis en place.

Son objectif : prévenir les invités suffisamment à l’avance et s’assurer de leur présence.  Il faut donc leur faire parvenir des invitations, recueillir leurs réponses pour évaluer le nombre réel de participants…

Attention : si certaines activités requièrent une tenue particulière, cela doit être clairement précisé, afin de ne pas mettre les invités mal à l’aise (par exemple une tenue de sport pour des jeux sportifs, de bonnes chaussures de marche pour une course d’orientation, etc.).

9. Répéter, synchroniser…

La veille de l’événement, une visite sur les lieux est indispensable pour :

  • s‘assurer que tout est en place,
  • faire éventuellement des répétitions, en particulier si une prestation artistique est prévue,
  • recontacter les différents intervenants qui animeront la journée pour faciliter son déroulement.

10. Communiquer après l’événement

Une fois l’événement terminé, tout n’est pas fini !

  • Le lendemain, mettre en place un formulaire de satisfaction pour recueillir les retours des participants sur l’événement.
  • Une semaine plus tard, envoyer aux participants un mot de remerciement et un compte rendu de la journée, si possible avec des photos prises au cours du séminaire.