Organiser un séminaire et en garantir son succès n’est pas si simple… Voici sept principes pour vous guider dans la préparation de votre réunion.

Choisir un lieu adapté

C’est une évidence, mais c’est aussi une question de critères. Un lieu n’est en effet pas seulement défini par le nombre de participants et la taille des salles de séminaire. Il doit pouvoir fournir tous les éléments nécessaires à la transformation des idées et à l’engagement des participants : accueil, salles de travail, auditorium, espace de détente, restauration, réseaux haut débit, chambres, sécurité, services… Toute cette logistique doit être disponible et adaptée aux besoins spécifiques de l’entreprise.

Organiser l’espace en fonction des objectifs de la réunion

Non, une table, des chaises, ça ne suffit pas à faire un bon séminaire : l’espace doit être parfaitement adapté au projet. Différents « setups » sont envisageables : en îlot, en U, en théâtre, les possibilités ne manquent pas. Il faut aussi faire attention à l’acoustique de la salle. Par exemple, trop d’écho, trop de lumière, ou pas du tout de fenêtre change complètement l’ambiance de travail.

Ne faire participer au séminaire que les personnes concernées

Pourquoi je suis là ? C’est parfois la question que se posent certains participants, car les organisateurs ont mobilisé tout un service, sans se demander si chacun avait une contribution à faire. “Faire venir tout le monde” paraît une bonne intention… Mais des participants non concernés par le sujet vont s’ennuyer, avoir le sentiment de perdre leur temps et risquent même de démobiliser les autres.

S’adapter aux besoins tout au long de la journée

Être adaptable est la clé de votre réussite : il faut définir par avance des façons de s’organiser pour laisser les participants bouger. Rien de pire que de rester une journée entière assis, sur la même chaise dans le même lieu. L’organisation de l’espace implique une façon de travailler : la salle en mode théâtre, c’est pour les messages top-down. La salle en U pour inciter à la participation. La salle en îlots pour travailler en petits groupes. Ces trois organisations peuvent marquer une évolution du travail tout au long de la journée : prise de brief et de grands objectifs, puis échanges collectifs et enfin production d’idées en petits groupes…

Créer du rythme et donner des repères

Au-delà d’une heure, il faut changer les règles, provoquer des ruptures pour permettre au cerveau de s’oxygéner et de conserver ses motivations. Il faut séquencer la journée et annoncer dès le départ, et régulièrement, le timing. En donnant des repères temporels, on concrétise les étapes attendues de la réflexion. En ce sens, il faut créer et entretenir le contexte du séminaire : rappeler les objectifs, montrer les avancées et annoncer ce qu’il reste à faire.

Imaginer la réunion comme une expérience

L’espace permet de mettre en scène la journée. En modifiant l’organisation matérielle, on crée des mises en situation différentes. C’est aussi une façon de transformer la réunion en expérience, autrement dit de faire vivre aux participants un moment d’engagement, de convivialité et d’échanges.

Créer de l’interaction

Cela implique de limiter le nombre de participants ou, à un moment donné, de répartir les participants en équipes pour favoriser la prise de parole. Attention il ne s’agit pas de thérapie de groupe : il faut disposer d’un facilitateur qui va animer et orienter la discussion. L’objectif n’est pas de faire parler forcément tout le monde mais de collecter et de prendre en compte toutes les idées.

(Cet article a été préparé avec Alexandra Fix, d’Edge Work, partenaire des Fontaines pour la facilitation d’événements).