Avec eux, ça déménage toute la journée et tous les jours de l’année ! Ils ont l’art de moduler les espaces en fonction des besoins de chacun.

Quand ils sont là, les salles de réunion vrombissent en tous sens, les chaises circulent de main en main pendant que les tables se plient et se déplient. Les câbles les plus entremêlés redeviennent droits comme des i. Les crayons se pressent en rangs d’oignons, et les blocs notes prennent soin de bien ranger leurs feuilles. Car les préparateurs de salles sont intransigeants et pressés : parfois quelques minutes avant la grande réunion, ils transforment littéralement l’organisation de la salle, son “setup”, pour s’adapter aux besoins des organisateurs.

Ils sont trois garçons, Joao, Maxime et Thomas et forment une équipe soudée, sous la responsabilité de Guillaume. Ce sont donc eux qui prennent en charge toute la logistique de la salle : répartition des tables et des chaises, rangement, alimentation en fournitures, eau, livraison des documents, rien de ce qui contribue à la réussite matérielle de la réunion ne leur échappe.

Les séminaires exigent beaucoup de flexibilité

“Nous travaillons étroitement avec les Event Managers sur une “road-map” afin de prévoir l’organisation des salles. Nous devons faire en sorte que rien ne manque au  moment où les participants y entrent. La réunion est aussi une question matérielle…” Évidemment, les séminaires exigent beaucoup de flexibilité. “Il arrive très souvent que l’on change le setup en cours de journée parce que les besoins ont évolué. Il faut alors être très organisé car notre travail s’effectue parfois le temps d’une pause pour les participants. Quand ils reviennent… Surprise ! La salle est métamorphosée. Les clients s’approprient très facilement les lieux grâce à cela.”

En théâtre, en îlot, en U… les possibilités ne manquent pas pour organiser les salles. “En moyenne, on change le setup trois fois dans la journée. Et nos 43 000 participants en 2016 ont toujours trouvé leurs salles prêtes pour leur brainstorming.”