De la communication au confort des participants en passant par des environnements atypiques, une réunion de travail informelle s’organise en respectant certaines règles…

1/ Privilégiez le confort avant tout

Sièges confortables avec différentes hauteurs d’assises, environnement calme, boissons alcoolisées ou non à volonté, le confort doit primer lors de ces petites réunions où l’ambiance doit être conviviale et informelle.

2/ Adaptez votre Fireside Chat à la saison

En été, cette « causerie au coin du feu » prendra ses quartiers à l’extérieur. Surprenez vos invités ! Au pied d’un chêne, dans un carré de verdure, au bord d’un lac, l’intimité d’une discussion peut aussi se faire dehors. Et vos participants bénéficieront de tous les bienfaits avérés de la nature sur la santé et le moral.

3/ Communiquez en amont

Communiquer sur les sujets, c’est donner envie au public de s’y rendre. Prévoyez un petit descriptif de chaque atelier s’il y en a plusieurs, avec le nom de l’intervenant, le sujet du jour etc.

4/ Soyez exigeant avec le choix des intervenants

Ceux-ci devront respecter les règles de durée, cadrer le sujet, être moteurs dans la discussion. Prévoyez un modérateur si votre intervenant maîtrise son sujet mais n’a pas forcément l’habitude de ce cadre de travail.

5/ Équilibrez le nombre de places

En cas de Fireside Chats simultanés avec un nombre important de participants, proposez le même nombre de places que le nombre réel de participants. Ex : 10 groupes de 10 personnes pour un groupe de 100 personnes au total. Cela évitera d’avoir des animations surpeuplées et d’autres vides.

6/ Ayez l’œil sur le temps qui passe

20 minutes ? 30 minutes ? 45 minutes ? 1 heure ? Toutes ces durées sont intéressantes mais sont à définir au préalable sans les dépasser. On est souvent plus efficace lorsque l’on a un temps imparti.