Toujours plus vite, toujours plus créatif, toujours plus efficace… chacun de nos événements doit être d’une qualité maximale et d’une efficacité redoutable. Si la créativité joue un rôle essentiel, la cohérence du dispositif demeure primordiale. Ces dernières années, le digital s’est invité au cœur de la communication événementielle. Mais comment en faire un avantage décisif et non un gadget ? Nous vous suggérons sept clés pour y parvenir.

1. Travailler le fond avant la forme

Avant d’aborder toute idée du digital et des outils en amont de votre événement, posez-vous la seule question qui compte : quel est le message à transmettre durant l’événement ? Vous devez avoir une vision très claire de vos objectifs. Le digital, comme tout autre outil, trouvera d’autant plus sa place que vous saurez quel but atteindre.

2. Faire du digital un environnement

La transformation digitale de votre événement commence par celle de votre environnement : le digital ne se résume pas à une application unique, comme un point d’orgue, ou le seul support de votre projet ; au contraire, il doit être présent à tout moment de la mise en œuvre de votre réunion : en amont pour signaler et inviter, pendant pour animer et contribuer et en aval pour fédérer et mesurer.

3. Etre digital… mais mobile

Tous vos collaborateurs, partenaires, ou clients ont en commun de disposer d’un smartphone. Cet outil représente plus de 50 % du trafic internet en 2016. Il est la porte d’accès à l’attention et la concentration de vos invités. L’app mobile est donc un support essentiel pour créer un lien constant avec eux pour les guider et les informer. En marge des solutions digitales liées à l’événement, le Campus Les Fontaines a ainsi créé une application mobile, dédiée au lieu, qui permet à chaque participant d’avoir sous la main l’ensemble des informations et services utiles tout au long de son séjour. Le réseau Wifi à Haute Densité du site permet aussi de rester connectés ensemble, où que l’on soit en intérieur ou en extérieur.

4. Commencer… par le commencement

Pour accroître le nombre de participants à un événement, la communication digitale est bien plus efficace que les méthodes traditionnelles. L’email d’invitation, couplé à un site dédié à l’événement qui permet en deux clics de s’y inscrire, augmente le nombre d’inscriptions et facilite les relances grâce à des courriels ciblés. Avec son partenaire Evenium, le Campus Les Fontaines vous propose une plateforme pour vous décharger de cette étape et vous permettre de vous concentrer sur le contenu de votre séminaire – un gain de temps et d’efficacité pour vous !

5. Une application dédiée pour favoriser l’engagement

Et si vous osiez l’application dédiée à votre événement ? Elle permet de coupler plusieurs fonctions, comme le check-in à l’arrivée, des notifications concernant le déroulé du programme, un outil de networking, le chat (discussion en ligne), le vote, la boîte à idées… La tendance à la gamification est marquée en ce domaine : elle consiste à rendre ludique l’expérience utilisateur, en lui proposant un parcours interactif amusant et gratifiant. Cette approche est particulièrement efficace, car elle fait écho à la culture du jeu vidéo, de plus en plus ancrée dans nos sociétés.

6. Maintenir la motivation après l’événement

Tout événement est d’abord un starter pour créer les conditions d’un changement. Le digital peut le prolonger en recueillant des feedbacks, des retours “à chaud” et en proposant de revivre les moments forts de l’événement. Le Campus Les Fontaines propose par exemple à ses clients la création de galeries photos en ligne sécurisées dès la fin de l’événement. Une façon conviviale de créer et de partager des souvenirs communs, et que votre séminaire continue de marquer les esprits.

7. Rester ouvert, multicanal et social

Le digital n’est plus un gadget. Votre événement doit s’installer au cœur des sites et outils utilisés par vos participants. L’utilisation des réseaux sociaux (propres à l’entreprise ou publics) est ainsi un moyen efficace pour en faire des ambassadeurs de votre projet. Il faut donc favoriser les multiples canaux sociaux à votre disposition : flickr, pinterest, instagram, mais aussi Facebook ou l’intranet ou le réseau social interne de votre entreprise. Autant de passerelles sécurisées que l’équipe Support Digital du Campus Les Fontaines peut vous aider à construire.