8 conseils pour une réunion en extérieur
Intérieur /extérieur, de nouveaux formats de réunions, comme le Walk & Talk, le Stand-up Meeting ou l’Energizer se démocratisent et permettent de travailler ensemble, tout en bénéficiant de la nature et de ses nombreux bienfaits.
Quelques conseils pour optimiser ce temps de travail au vert.
1/ Soyez clair sur l’objectif
Ici, pas de slides, pas de prise de notes, de présentation ou de partage de documents. Les réunions en extérieur seront réservées aux brainstormings, aux résolutions de problèmes, aux échanges nourris. Votre objectif visera donc la prise de parole collective, l’échange, le débat d’idées.
2/ Optez pour le bon format
À chaque objectif son format de réunion :
- Un brainstorming ? Pensez Walk & Talk
- Une rencontre informelle leader/collaborateurs ? Pensez Fireside Chat
- Une cohésion d’équipe à retrouver ou une sous-commission dans un programme chargé ? Pensez Stand-up Meeting
- Un groupe à rebooster ? Pensez Energizers.
Et laissez les bienfaits du monde naturel faire le reste…
3/ Adaptez la taille des groupes
Pour un confort optimal, n’excédez pas 5 ou 6 personnes pour les Walk & Talk, une dizaine de personnes pour les Stand-up Meetings et plus pour les Energizers. Pour les Walk & Talk, l’idée est de marcher tous ensemble, au même rythme, et que tous puissent participer et bien entendre. Confort auditif et temps de parole seront bien plus probants avec des groupes restreints, tout comme pour les Stand-up Meetings. Les Energizers, qui tirent l’énergie d’un groupe, supportent quant à eux un nombre conséquent de participants.
4/ Limitez le temps
Vous aimez la marche ? 20, 30 ou 40 minutes suffisent. Au-delà, une fatigue contre-productive peut s’installer. Être sur un temps limité permet aussi de ne pas s’éparpiller et de rester concentré sur le sujet qui vous intéresse. Les stand-up meetings n’excèderont pas 20 à 30 minutes. Ayez à l’esprit que chaque format de réunion a l’extérieur doit convenir à toutes les conditions physiques.
5/ Déconnectez !
Pour les Walk & Talk, éteignez votre téléphone, et incitez vos participants à faire de même. Profiter des bienfaits de la nature doit se faire sans interférence entre vous et l’environnement naturel. c’est aussi l’occasion de se rencontrer vraiment, et de revenir à l’essentiel.
6/ Débriefez immédiatement
Ne vous séparez pas dès la réunion terminée: débriefez « à chaud » et réalisez un compte -rendu dans la foulée. Captez l’énergie et les idées accumulées durant la réunion pour avancer dans vos projets.
7/ Optez pour le bon moment dans la journée
Quelques moments stratégiques de la journée accentuent l’efficacité des Walk & Talk : en milieu de matinée, pour profiter du moment où le cerveau est le plus apte à être concentré et attentif ou vers 17h, pour se rebooster et se recentrer. Les Energizers seront plus efficaces juste avant une longue journée et juste après le déjeuner. Quant aux Fireside Chats , ils sont généralement planifiés en fin de journée.
8/ Marchez… mais pas n’importe où !
Il ne suffit pas de marcher pour être productif. L’environnement de votre réunion-balade est bien-sûr fondamental. Choisissez un lieu calme, préservé des nuisances sonores, arboré, facile d’accès et adapté à la condition physique de tous. L’idéal étant une immersion en pleine nature. Bois, parcs, prairies, cours d’eau, faites le plein de vert. La nature redynamise, réduit le stress et booste la créativité, profitez-en !
