Vous souhaitez avoir une idée du métier d’Event Manager ? Jouez à Tetris ! En temps réel, vous devez assembler les pièces d’un puzzle changeant. Les cinq “Event Managers” du Campus Les Fontaines ont largement rôdé et peaufiné leur “gameplay”.

C’est à la fois un travail de régisseur et de coordinateur”, explique Stéphanie Hébert, Event Manager au Campus. “On doit s’assurer que la logistique du Campus, des prestataires extérieurs et des clients joue la même musique, au même rythme.” Autrement dit, l’action d’un Event Manager ne s’arrête jamais !

Dès la signature d’un contrat, c’est l’Event Manager qui est chargé de tout mettre en œuvre pour que l’événement ait lieu tel qu’il est prévu.

Différents corps de métier sont alors sollicités, comme la restauration, le housekeeping, l’informatique, la sécurité, l’audiovisuel ou encore les jardiniers ! “Rien n’est laissé au hasard, précise Alexandra Musitelli, tout ce qui peut être planifié l’est, mais il faut aussi gérer la part d’aléas de tout événement, notamment les demandes de dernières minutes.” Et l’équipe des Event Managers sait le faire : avec plus de 2 800 événements réalisés en treize ans, bien des situations ont été vécues et menées avec succès.

Les événements qui ont lieu sur le site sont de toute taille. Certains peuvent concerner trois personnes, et d’autres impliquent la gestion d’une population de cinq cents personnes. Il y a des événements sur un jour, comme sur trois. “C’est un travail d’échange permanent avec le client, ajoute Pauline Santini. On reste à ses côtés tout le temps de l’événement. C’est l’un de nos points forts, être en veille et en action permanentes, pour garantir un déroulement parfait.

L’Event Manager est en effet l’interface essentielle entre le client et la dizaine de corps de métiers en activité sur chaque événement. “Cela simplifie la vision du client et ça le rassure. Il peut donc pleinement se consacrer au contenu même de son projet. Il sait qu’il peut compter sur nous.” Chaque client du Campus Les Fontaines bénéficie en effet de la présence permanente d’un Event Manager, de la préparation jusqu’au déroulé complet de son événement. Avec un sens de l’organisation poussée, il faut donc aussi développer un sens de l’écoute réel : “Un événement est vivant. Chaque client peut faire évoluer ses besoins en fonction de l’évolution de sa journée. Nous sommes là pour lui assurer que presque tout est possible. Il faut parfois aussi gérer quelques petits secrets, vis-à-vis des participants, quand un VIP est attendu, ou que l’événement implique de bonnes surprises.

Et quand la journée s’achève ? “Une autre est depuis longtemps en préparation ! Notre métier est de vivre au quotidien les événements de nos clients, mais aussi de réaliser les bilans des projets terminés et de préparer le lendemain”. Aux Fontaines, le temps s’écoule avec passion.